Willkommen bei GrandTotal 3

Diese Anleitung kann auch gedruckt oder mit Rechtsklick im Webbrowser geöffnet werden

Erste Schritte

Grundeinstellungen festlegen

In den Einstellungen können die Grundeinstellungen für das eigene Geschäft und die Dokumente festgelegt werden.

Für alle Dokumenttypen können dort auch die Bedingungen die in der Schlussnotiz erscheinen festgelegt werden, z.b. "Bitte begleichen sie den Betrag bis…"

Das Layout anpassen

Eine Auswahl von vorgefertigten Layouts kann im Bereich Layouts geladen werden. Layouts können vielfältig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Screencasts

Eine Auswahl von Screencasts ist hier verfügbar: Screencasts anzeigen

Für GrandTotal 2 Benutzer

Was hat sich geändert?

Rechnungen und Angebote sind jetzt unter Kunden zusammengefasst. Die neuesten Dokumente erscheinen oben in der Liste.
Auf Kundendaten kann über die ⓘ-Taste zugegriffen werden.
Projekte sind jetzt als Ordner abgelegt. Es gibt kein Projekt-Feld mehr. Der Name eines Projektes wird aus den übergeordneten Ordnern abgeleitet.
Artikelgruppen sind jetzt in Einstellungen unter Steuern
Die Elemente für BezahlCode und Schweizer OCR-Zeile wurden geändert und müssen im Layout neu eingefügt und konfiguriert werden
Platzhalter für Zusatzfelder müssen im Layout mit den neuen Platzhaltern ersetzt werden weil ihre Namen geändert haben
Saldomat wurde eingestellt und ist nicht mehr unterstützt. Ersatzweise unterstützt GrandTotal jetzt MoneyMoney

Upgrade kaufen

Alle Lizenzen werden automatisch importiert sofern sie gefunden werden. Ansonsten muss man seine Lizenz-Datei doppelklicken

Die Lizenzen sind im Menü "GrandTotal/Lizenzen" aufgeführt. Von dort aus kann man ein Upgrade kaufen.

Nachdem eine Upgrade-Lizenz gekauft und aktiviert ist, kann man die alte Lizenz entfernen.

Einstellungen

Firma

Hier werden die eigenen Daten eingegeben.

Zusatzfelder können in den Layouts verwendet werden. Die selben Felder werden auch den Kunden hinzugefügt.

Kunden

Ob neu angelegten Kunden Netto- oder Bruttopreise berechnet werden kann hier angegeben werden.

Das Format der Kundennummer und der aktuelle Zähler können geändert werden. (Der Zähler zeigt jeweils die Nummer die für den nächsten neuen Kunden verwendet wird)

Rechnungen

Hier legt man fest mit welchem Etikett Rechnungen und Gutschriften beschriftet werden. Als Gutschrift gilt jede Rechnung mit einem Endbetrag von weniger als Null.

Die Zahlungsbedingungen werden von neu angelegten Kunden übernommen und können dort individuell angepasst werden. Ausserdem kann bei jeder Rechnung während dem Senden ein eigener Wert gesetzt werden.

Rechnungen die innerhalb dieser Zeit nicht bezahlt wurden gelten als fällig. Nach zusätzlichem Verstreichen des zweiten Wertes werden sie als Überfällig markiert.

Für jede Zahlungsart können eigene Bedingungen erstellt werden. Diese erscheinen in der Regel am Ende der Rechnung

Das Format der Nummerierung der Rechnungen kann individuell festgelegt werden.

Mehr zu "Fortlaufende" Rechnungsnummer

Angebote

Für Angebote sind die Einstellungen sehr ähnlich wie bei Rechnungen. Anstatt des Zahlungsziel gibt es hier eine Gültigkeit.

Die Bedingungen sind für alle Angebote die gleichen.

Andere Dokumente

Rechnungen können Unterdokumente angehängt werden. z.B. Erinnerungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Diese Dokumente enthalten die Position der übergeordneten Rechnung.

Hier kann man diese Dokumentypen einrichten und deren Bedingungen festlegen.

Mail

Hier legt man fest, wie eine Mail für einen bestimmten Dokumente-Typen auszusehen hat.

Wenn man seine Dokumente auf vorgedrucktem Briefpapier ausgibt, kann man hier einem PDF-Hintergrund angeben, der beim Mailen hinter das Dokument gelegt wird. In diesem Fall darf das verwendete Layout keinen Hintergrund aufweisen.

Folgende Programme werden unterstützt:

Apple Mail

Im Lieferumfang von Mac OS X

MS Entourage

Eingestellt. Siehe Outlook.

Ablage

Wenn ein Dokument versandt wird, wir ein PDF angelegt. Hier legt man fest wie man diese benennen und ablegen will.

Basis: Das Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen

Ordner: Das Unter-Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen ( "/" zwischen den Bezeichnungen verwenden um weitere Unterverzeichnisse anzulegen)

Dateiname: Der Name des Dokumentes.

Steuern

Hier setzt man fest wie Steuern berechnet werden.
In der vertikalen Achse der Matrix sind die Kundengruppen gelistet - horizontal die Steuergruppen.
Einem inländischen Kunde wird z.B. bei volle Steuer der Landesübliche Mehrwertsteuersatz berechnet während ein Ausländer vielleicht gar keine Steuer zu bezahlen hat*.

Die Steuergruppen werden dann den verschiedenen Artikelgruppen zugewiesen.

Wurde eine Steuer in einem versandten Dokument verwendet lässt sie sich weder löschen noch ändern.

Sollten sich die Steuern im Laufe der Zeit ändern, legt man eine neue Steuergruppe an und weist diese den Artikelgruppen neu zu..

* Bei Unsicherheit den Steuerberater fragen

Zahlungen

GrandTotal unterstützt mehrere Währungen.

Wenn man einen Wechselkurs eingibt wird dieser verwendet wenn man einen Artikel aus dem Katalog in eine Rechnung zieht, die in einer Fremdwährung gestellt wird. Ausserdem werden damit die Umsätze im Dashboard in die Standardwährung umgerechnet.

Zu den verschiedenen Zahlungsarten kann man in denn Rechnungs-Einstellungen die Bedingungen festlegen.

Zeiterfassungen

Hier wird eingestellt wie die Positionen aus den unterstützten Zeiterfassungen erstellt werden.

Mit den Regeln kann man festlegen wie Kategorien den Artikelgruppen in GrandTotal zugewiesen werden. Ohne Regeln wird die als Standard markierte Artikelgruppe angewendet.

Wenn ein Online-Timing service hinzugefügt wird, erscheint dieser in der Übersicht.

Erweitert

GrandTotal kann über Dropbox synchronisiert werden. Dazu muss Dropbox installiert und gestartet sein. Diese Option muss auch an sein, wenn man seine offenen Dokumente mit der gratis iPhone app unterwegs einsehen will.

Die Sprachwahl beeinflusst nur die Menüs und Beschriftungen - nicht aber die Layouts. Die müssen manuell übersetzt werden.

Schweiz

Hier werden die Angaben für Einzahlungsscheine eingegeben.

Für diese Informationen bitte die Hausbank kontaktieren.

Übersicht

Dashboard

Das Dashboard zeigt auf einen Blick die Summen der offenen Rechnungen. Ausserdem können Umsätze mit Vormonaten und Vorjahren verglichen werden.
Alle Währungen werden hier mit dem Umrechnungskurs aus den Einstellungen/Zahlungen in die Standardwährung umgerechnet.

Entwürfe

Hier sind alle Dokumente die noch nicht versandt sind gelistet.

Vorlagen

Hier werden die Dokument-Vorlagen gelistet (wenn welche erstellt wurden). Vorlagen können aus bereits erstellten Rechnungen mit Rechtsklick erstellt werden.

Mit den Menu "Bearbeiten/Löschen" können ungenutzte Vorlagen gelöscht werden.

Zeiterfassungen (optional)

GrandTotal unterstützt verschiedene Zeiterfassungen. Deren Zeiteinträge erscheinen im jeweiligen Bereich und lassen sich zu einer Rechnung zusammenführen. Bereits berechnete Einträge erscheinen unter "Berechnet".
"Auswahl berechnen" sucht sich den passenden Kunden zu den Positionen. Hat dieser Kunde schon einen Rechnungs-Entwurf, werden sie diesem angefügt. Ansonsten wird ein neuer Entwurf erstellt.
Die Option "Auto-Gruppieren" fasst Positionen die den selben Titel haben in einer Gruppe zusammen.

Timings

Timings ist eine Zeiterfassung die Hand in Hand mit GrandTotal arbeitet.

Es werden nur Einträge gelistet die in Timings nicht archiviert sind

TimeLog

TimeLog ist der Vorgänger von Timings.

.mite

«Zeiterfassung ist Fundament realistischer Rechnungen, Kalkulationen & Zeitpläne. Eine gern gehasste Notwendigkeit, deren Nervfaktor mite den Kampf ansagt. Mit Funktionalität, Flexibilität & Eleganz.»
.mite

Mite-Konten die im Schlüsselbund abgelegt sind werden automatisch gelistet. Konten können in Einstellungen/Zeiterfassungen hinzugefügt werden

Es werden nur Einträge gelistet die in .mite nicht archiviert sind

(null)

Timelyapp ist ein Onlineservice um Arbeitszeiten zu erfassen. Das Timely Konto kann in Einstellungen/Zeiterfassungen hinzugefügt werden.

Versandt

Alle bereits versandten Dokumente werden hier gelistet. Diese werden nach Jahr und Monat gruppiert.

Auswertungen

In den Auswertung findet man verschiedene Bereiche um Rechungen und Zahlungen auszuwerten.

Unter "Zeitraum" lassen sich die Daten nach verschiedenen Gesichtspunkten summieren und exportieren.

Intelligente Listen

Mit intelligenten Listen lassen sich Rechnungen, Angebote und Zahlungen nach verschiedenen Kriterien suchen.

Kunden

Alle Dokumente des entsprechenden Kunden sind hier gelistet. Zuoberst ist jeweils das neueste Dokument.

Informationen

Unter der ℹ-Taste befinden sich die Stammdaten des jeweiligen Kunden. Hier ist auch festgelegt zu welcher Kundengruppe er gehört, welche Währung und welche Layouts bei seinen Dokumenten standardmässig verwendet werden sollen.

Kontakte

Ein Kunde kann über mehrere Kontakte verfügen. Diese lassen sich jeweils einem Dokument zuweisen.

Rechungen

Eine Rechnung besteht immer aus mindestens einer Position. Zusätzliche Bereiche können nach Wunsch eingefügt werden

Informationen

Zusätzlich zu den Positionen können noch weitere Werte festgelegt werden.
Status
Der Status erscheint nur bei versandten, unbezahlten Rechnungen. Er kann verwendet werden um eine Rechnung zu stornieren oder als erledigt zu markieren.
Versandt
Das Versanddatum. Dieses wird beim Senden automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, sofern man im Versand-Dialog kein benutzerdefiniertes Datum gewählt hat.
Fällig
Das Datum an dem die Rechnung fällig wird. Dieser Wert wird beim Versand aus dem aktuellen Datum und den Zahlungsbedingungen errechnet.
Empfänger
Der Empfänger ist grundsätzlich immer der Hauptkontakt des Kunden. Hat der Kunde mehrere Ansprechpersonen, kann hier ein Empfänger gewählt werden.
Nummer
Die Nummer der Rechnung. Diese wird automatisch gesetzt, wenn eine Rechnung versandt wird. Ist zum Zeitpunkt vom Versand schon eine Nummer gesetzt wird diese beibehalten und keine neue generiert.
Betreff
Optionaler Betreff für das Dokument.
Referenz
Dieses Feld kann für eine Referenz genutzt werden.
Wenn ein Angebot zu einer Rechnung gewandelt wird, ist hier automatisch die Angebotsnummer eingetragen.
Währung
Die Währung in der die Rechnung ausgestellt werden soll. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen. Wird die Währung geändert, werden die Preise gemäss dem Umrechnungskurs in Einstellungen/Zahlungen umgerechnet.
Zahlungsart
Die Art der Zahlung die erwartet wird. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen.
Zahlungsbedingungen
Die Dauer in Tagen, bis die Zahlung fällig wird. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen.
Zeitraum
Wenn die Positionen der Rechnung über ein Datum verfügen, wird aus diesen automatisch ein Zeitraum erstellt. Hier kann man den Zeitraum manuell anpassen.
Wiederkehrend
Rechnungen können als wiederkehrend markiert werden. Wiederkehrende Rechungen erscheinen in der Übersicht.
Benutzerdefinierte Felder
Hier können Benutzerdefinierte Felder festgelegt werden. Diese sind für alle Rechnungen die selben, können aber jeweils einen eigenen Wert enthalten.

Tabelle

Die Tabelle in einer Rechnung besteht aus 1er oder mehreren Positionen. Wahlweise können noch andere Elemente eingefügt werden.
Position
Eine Rechungsposition besteht aus einer Stückzahl und einem Stückpreis. Diese beiden Werte ergeben multipliziert den Preis einer Position.
Optional kann noch eine Einheit wie z.B. Stk oder h angegeben werden. Auch ein Rabatt auf die Position ist möglich. Dieser wird dem Preis der Position abgezogen.
Zudem ist es möglich einer Position ein Datum zuzuweisen. Zum Beispiel um den Zeitpunkt einer Leistung anzugeben.
Die Artikelgruppe bestimmt, ob und mit wieviel Steuer eine Postion belegt wird. Die Steuer wird am Schluss der Rechnung berechnet.
Notizen
Notizen sind als Positionen ohne Kosten zu verstehen.
Titel
Mit Titel kann man eine umfangreichere Rechnung strukturieren.
Zwischensumme
Bei umfangreicheren Dokumenten kann es sinnvoll sein, gewisse Bereiche mit einer Zwischensumme zu versehen. Diese summiert jeweils alle Kosten von der letzten Zwischensumme an.
Seitenumbruch
Seitenumbrüche werden automatisch eingefügt. Mit diesem Element kann man einen erzwingen.
Gruppieren
Positionen können mit ⌘G gruppiert werden. Dann ist nur die Gruppe für den Empfänger sichtbar.

Vorschau

In dieser Ansicht wird die Rechnung so dargestellt wie sie den Kunden erreicht.

Befindet sich eine Rechnung in der Entwurfsphase, kann das Layout hier angepasst werden. Mehr…

Gutschriften

Eine Rechnung wird automatisch zu einer Gutschrift sobald der Endbetrag weniger als Null beträgt. Auch Gutschriften müssen als bezahlt markiert werden.

Angebote

Angebote funktionieren wie Rechnungen. Ein Angebot kann mit der Aktionstaste in eine Rechnung umgewandelt werden. Diese lässt sich dann gegebenenfalls anpassen.

Zahlungen

Jeder Rechnung können beliebig viele Zahlungen zugewiesen werden. Erreicht die Summe der Zahlungen den Betrag der Rechnung, gilt diese als bezahlt.

Wird eine Zahlung vor dem Versand der Rechnung angefügt, gilt sie als Anzahlung und wird der Rechnung in Abzug gebracht. (Ausschlaggebend ist jeweils das Datum der Zahlung und das der Rechnung)

Vorauszahlungen werden direkt dem Kunden (also in der obersten Hierarchiestufe) eingefügt. Zieht man eine solche auf eine Rechnung wird ihr der Rechnungsbetrag in Abzug gebracht und der Rechnung als Zahlung hinzugefügt.

Projekte

In einem Projekt können beliebig viele Dokumente ablegt werden. Der Name des Projektes wird dann auch im Layout angezeigt, wenn dort der Platzhalter für den Projektnamen <document.project/> eingefügt wurde.

Kontoauszüge

Die Dokument-Liste eines Kunden lässt sich über das Uhren-Symbol zum Kontoauszug umschalten. Darin erscheinen alle versandten Rechnungen und erfolgen Zahlungen.

Durch Mehrfachauswahl lässt sich festlegen welche Position auf dem Auszug erscheinen sollen.

Bei Kontoauszügen wird im Layout der Platzhalter <quantity/> mit dem Datum der Rechnung bzw. der Zahlung gefüllt.

Katalog

Der Katalog dient zur Ablage oft verwendeter Positionen. Er erscheint auch neben dem Dokument. Von dort aus können Positionen in ein Dokument reingezogen werden.

Layouts

Das Layout entscheidet über das Aussehen der Dokumente. Layouts können vielfältig angepasst werden.

Werden Dokumente für verschiedene Sprachen benötigt, legt man für jede Sprache ein eigenes an

In Gebrauch: Diese Zahl zeigt an in wie vielen Datensätzen ein Layout referenziert ist. Dazu zählen auch die Kunden-Informationen - also bei wie vielen Kunden ein Layout als Standard festgelegt ist.

Seiten

Ein Layout besteht aus mindesten 2 Seiten. Die erste Seite wird bei jedem Dokument verwendet. Reicht der Platz auf der ersten Seite für den Inhalt der Tabelle nicht aus, werden Folgeseiten verwendet, bis alle Inhalte aufgelistet sind.

Zusatzseiten erscheinen immer am Ende des Dokuments und sind für allgemeingültige Informationen wie AGBs gedacht

Hintergrund

Jede Seite kann eine PDF-Datei als Hintergrund darstellen. Diese erstellt man im Programm seiner Wahl im selben Papierformat wie das Layout. Dieses PDF zieht man dann auf die gewünschte Seite.
Ist die Vorlage mehrseitig kann man die gewünschte Seite per Rechtsklick in den Hintergrund auswählen.

Tabelle

Die Tabelle besteht aus verschiedenen Bereichen, die je nach Art der Position zur Anwendung kommen.

Die Bereiche werden nach Bedarf in den Dokumenten dargestellt. Es ist also nicht nötig Felder in ungenutzten Bereichen zu löschen.

Einleitung

Die Einleitung erscheint auf der ersten Seite, wenn ein Einleitungstext festgelegt wurde.

Kopfzeile

Die Kopfzeile dient als Legende für die Positionen. Sie erscheint auf jeder Seite ganz oben im Tabellenbereich.

Position

Die einzelne Rechnungsposition.

Werden Rabatte auf Positionen gewährt kann man diese mit dem Platzhalter <discount/> anzeigen lassen.

Stückzahlen (<quantity/> ) werden automatisch als Zeitdauer formatiert wenn die Einheit "h" ist. Wenn man stattdessen <qty/> verwendet, wird immer eine Dezimalzahl ausgegeben.

Titel

Titel werden manuell in das Dokument eingefügt.
Dieser Bereich wird nur bei Bedarf dargestellt

Notiz

Eine Notiz ist eine Position ohne Preis und wird manuell in das Dokument eingefügt.
Dieser Bereich wird nur bei Bedarf dargestellt

Zwischensumme

Zwischensummen werden im Dokument manuell eingefügt.

Netto

Wenn das Dokument steuerbare Positionen enthält, wird mit dieser Zeile die Netto-Summe dargestellt.

Steuern

Für jeden einzelnen Steuersatz wird eine dieser Zeilen dargestellt.

Total

Weist ein Dokument Anzahlungen auf, wird die Summe vor Abzug dieser so dargestellt.

Zahlungen

Anzahlungen die vor dem Versand der Rechnung geleistet wurden werden gemäss diesem Bereich dargestellt.

Zu bezahlen

Dieser Bereich legt fest, wie die Endsumme in einem Dokument dargestellt wird.

Schlussnotiz

Die Schlussnotiz erscheint immer ganz am Schluss der Tabelle.
Sie eignet sich für die Zahlungsbedingungen oder ähnliche Informationen.

Elemente

Text

Mit diesem Werkzeug lassen sich Textfelder zum Layout hinzufügen. Diese können mit Platzhalten und regulärem Text gefüllt werden.
Wenn ein Platzhalter verwendet wird, wird der Stil des ersten Buchstaben des Platzhalters auf den gesamten ersetzten Text angewandt.
Platzhalter
Eine Liste der verfügbaren Platzhalter kann aus dem Zahnradmenu rechts oder mir Rechtsklick aufgerufen werden wenn sich der Text nach Doppelklick im Editier-Modus befindet.
Scripts
Mit Scripten kann der Inhalt einen Textfeldes generiert werden. Das Resultat ersetzt den gesamten Inhalt des Feldes und wird jeweils im Stil des ersten Buchstabens im Feld dargestellt.

Will man nur einen Teil vom Feld mit dem Resultat ersetzen, setzt man den Platzhalter <script/> ein.

Scripte können Werte nur lesen. Nicht ändern.

Rechteck

Farbige Rechtecke.

Bild

PDF Bilder werden mit diesem Werkzeug im Layout platziert.

PayPal

Erstellt einen Link der die Rechnung per PayPal begleichen lässt.
Der Link muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden. (Doppelklicken um zu konfigurieren)
PayPal unterstützt nicht alle Währungen.

BezahlCode (Deutschland)

Beim BezahlCode handelt es sich um einen Maschinenlesbaren QRCode mit dem sich Zahlungen z.b. mit der iOS App iOutBank erledigen lassen.
Der BezahlCode muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden und funktioniert nur in Deutschland. (Doppelklicken um zu konfigurieren)

SEPA QR-Code

Beim SEPA QR-Code handelt es sich um einen Maschinenlesbaren QRCode mit dem sich Zahlungen mit einigen Banking-Apps erledigen lassen.
Der SEPA QR-Code muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden. (Doppelklicken um zu konfigurieren)

ESR/BVR Elemente (Schweiz)

Die ESR/BVR Elements sind für Einzahlungsscheine der schweizerischen Post. Die Einstellungen dafür befinden sich in Einstellungen/Schweiz. Informationen dazu bekommt man bei seiner Bank.

Tabellenbereich

Der Tabellenbereich kann auf der ersten und der Folgeseite eines Layouts eigefügt werden und bestimmt im welchem Bereich der Seite die Tabelle mit den Positionen dargestellt wird. Ist bereits ein Tabellenbereich auf der Seite vorhanden, lässt sich kein weiterer mehr einsetzen.

Export/Import

Export

Listen

Kunden, Katalog-Positionen, und Auswertungslisten können als CSV-Dateien exportiert werden. Menü Ablage/Export.

Dokumente

Dokumente können als PDF mit Drag'n'Drop in den Finder oder ein anderes Programm gezogen werden. In den Listen in der Übersicht kann man auch mehrere Dokumente auswählen und exportieren.

Layouts

Layouts lassen sich über den Ablage/Export in ein anderes GrandTotal übertragen. (Auf dem anderen Gerät doppelklicken um zu installieren)

Import

Importieren lassen sich Kunden und Katalog-Positionen. Diese müssen im CSV-Format vorliegen.

Drucken

Dokumente

Dokumente können über den Druckbefehl im Ablage Menü gedruckt werden.

Bei Entwürfen erscheint eine Warnung im Druckdialog. Entwürfe können zwar zur Kontrolle einem Kunden geschickt werden sind aber nicht rechtskräftig weil sie noch kein Datum aufweisen. Dazu zuerst die Senden Taste verwenden.

Listen

Listen in der Übersicht können über "Liste drucken" im Ablage-Menü gedruckt werden. Auch Kunden und Katalog-Positionen können als Liste gedruckt werden.

Dinge, die man wissen sollte

Filtern & Suchen

Über vielen Listen befindet sich ein Eingabefeld um diese zu filtern. Wenn nach etwas gesucht werden soll, macht man dies mit dem Suchen-Fenster (⌘-F).

Kopieren & Einsetzen & Duplizieren

Positionen können mit Kopieren und Einsetzen in andere Dokumente übertragen werden.

Das funktioniert auch mit Dokumenten - diese können nach dem Kopieren in der Liste eines Kunden eingesetzt werden.

Mit ⌘-D können Positionen und Dokumente dupliziert werden.

Entwürfe

Alle Dokumente sind nach deren Erstellung ein Entwurf. Solange sie nicht gesendet wurden haben sie auch kein Sendedatum.

In der Vorschau werden bei Versanddatum und Fälligkeitsdatum rote Fragezeichen dargestellt. Diese werden beim Versand mit den effektiven Daten ersetzt.

Bearbeiten

Ist ein Dokument versandt, lässt es sich nicht mehr bearbeiten, es sei denn, man entsperrt es.

Löschen

Viele Datensätze lassen sich erst löschen, wenn alle Verknüpfungen gelöscht sind.
So kann eine Artikelgruppe nur gelöscht werden, wenn keine Positionen mehr auf sie verweisen. Dokumente die versandt wurden können nicht mehr gelöscht werden, es sei denn, man entsperrt sie zuerst.
Ein Kunde der Dokumente hat, kann auch erst gelöscht werden, wenn alle Dokumente entfernt wurden.

Netto/Brutto

Netto: Die Preise der Positionen enthalten keine Steuer. Diese wird am Ende des Dokumentes dazugerechnet.

Brutto: Die Steuer ist in den Einzelpreisen bereits enthalten. Die Steuern werden am Ende des Dokumentes aufgeführt.

Zahlungen sind immer Teil des Brutto-Wertes und haben keinen Netto Betrag

Briefpapier und PDF

Wenn vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird sollten Hintergrundelemente nicht ins Layout eingefügt werden.

Dazu wird das Briefpapier als PDF in Einstellungen/Mail als Hintergrund festgelegt. Dieses wird dann bei den als Mail versandten Dokumenten als Hintergrund eingefügt.

Formate

Zahlen- und Datumsformate werden in den Dokumenten immer im lokalen Format des Empfängers ausgegeben.

Also werden einem deutschen Kunden Dezimaltrenner als Komma, einem Schweizer als Punkt dargestellt. Europäer sehen ein DD.MM.YYYY Datumsformat - Amerikaner MM/DD/YYYY.

Backups

Im Ablage Menü können Sicherungskopien erstellt und wieder hergestellt werden.

Rabatte

GrandTotal kennt zwei Arten von Rabatten.

Einerseits kann man auf einzelne Positionen einen Rabatt gewähren. Dieser wird auf direkt der Position in Abzug gebracht und kann mit dem Platzhalter <discount/> in der Tabelle ausgegeben werden.

Der globale Rabatt der unter den Positionen eingegeben wird, betrifft alle Positionen (auch die, die schon einen Rabatt aufweisen). Er wird nach dem Netto Betrag mit einer eigenen Layout-Zeile ausgewiesen.

Sandboxing

Auf Mac OS X Mountain Lion 10.8 wurde Sandboxing eingeführt. Dies verhindert den Zugriff auf Daten von Programmen die für die Sandbox entwickelt wurden.
Aus diesem Grund sind Funktionen die mit Dritthersteller Applikationen kommunizieren unter Umständen nicht mehr verfügbar oder umständlicher zu bedienen.