Für alle Dokumenttypen können dort auch die Bedingungen die in der Schlussnotiz erscheinen festgelegt werden, z.b. "Bitte begleichen sie den Betrag bis…"
Die Lizenzen sind im Menü "GrandTotal/Lizenzen" aufgeführt. Von dort aus kann man ein Upgrade kaufen.
Nachdem eine Upgrade-Lizenz gekauft und aktiviert ist, kann man die alte Lizenz entfernen.
Zusatzfelder können in den Layouts verwendet werden. Die selben Felder werden auch den Kunden hinzugefügt.
Das Format der Kundennummer und der aktuelle Zähler können geändert werden. (Der Zähler zeigt jeweils die Nummer die für den nächsten neuen Kunden verwendet wird)
Die Zahlungsbedingungen werden von neu angelegten Kunden übernommen und können dort individuell angepasst werden. Ausserdem kann bei jeder Rechnung während dem Senden ein eigener Wert gesetzt werden.
Rechnungen die innerhalb dieser Zeit nicht bezahlt wurden gelten als fällig. Nach zusätzlichem Verstreichen des zweiten Wertes werden sie als Überfällig markiert.Für jede Zahlungsart können eigene Bedingungen erstellt werden. Diese erscheinen in der Regel am Ende der Rechnung
Das Format der Nummerierung der Rechnungen kann individuell festgelegt werden.
Mehr zu "Fortlaufende" RechnungsnummerDie Bedingungen sind für alle Angebote die gleichen.
Hier kann man diese Dokumentypen einrichten und deren Bedingungen festlegen.
Hier legt man fest, wie eine Mail für einen bestimmten Dokumente-Typen auszusehen hat.
Wenn man seine Dokumente auf vorgedrucktem Briefpapier ausgibt, kann man hier einem PDF-Hintergrund angeben, der beim Mailen hinter das Dokument gelegt wird. In diesem Fall darf das verwendete Layout keinen Hintergrund aufweisen.
Folgende Programme werden unterstützt:
Basis: Das Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen
Ordner: Das Unter-Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen ( "/" zwischen den Bezeichnungen verwenden um weitere Unterverzeichnisse anzulegen)
Dateiname: Der Name des Dokumentes.
Die Steuergruppen werden dann den verschiedenen Artikelgruppen zugewiesen.
⚠Wurde eine Steuer in einem versandten Dokument verwendet lässt sie sich weder löschen noch ändern.Wenn man einen Wechselkurs eingibt wird dieser verwendet wenn man einen Artikel aus dem Katalog in eine Rechnung zieht, die in einer Fremdwährung gestellt wird. Ausserdem werden damit die Umsätze im Dashboard in die Standardwährung umgerechnet.
Zu den verschiedenen Zahlungsarten kann man in denn Rechnungs-Einstellungen die Bedingungen festlegen.
Mit den Regeln kann man festlegen wie Kategorien den Artikelgruppen in GrandTotal zugewiesen werden. Ohne Regeln wird die als Standard markierte Artikelgruppe angewendet.
Wenn ein Online-Timing service hinzugefügt wird, erscheint dieser in der Übersicht.Die Sprachwahl beeinflusst nur die Menüs und Beschriftungen - nicht aber die Layouts. Die müssen manuell übersetzt werden.
Es werden nur Einträge gelistet die in Timings nicht archiviert sind
Mite-Konten die im Schlüsselbund abgelegt sind werden automatisch gelistet. Konten können in Einstellungen/Zeiterfassungen hinzugefügt werden.
Wichtig: Der API-Zugriff muss im mite konto aktiviert sein.
Es werden nur Einträge gelistet die in .mite nicht archiviert sind
Unter "Zeitraum" lassen sich die Daten nach verschiedenen Gesichtspunkten summieren und exportieren.
Wird eine Zahlung vor dem Versand der Rechnung angefügt, gilt sie als Anzahlung und wird der Rechnung in Abzug gebracht. (Ausschlaggebend ist jeweils das Datum der Zahlung und das der Rechnung)
Vorauszahlungen werden direkt dem Kunden (also in der obersten Hierarchiestufe) eingefügt. Zieht man eine solche auf eine Rechnung wird ihr der Rechnungsbetrag in Abzug gebracht und der Rechnung als Zahlung hinzugefügt.
Durch Mehrfachauswahl lässt sich festlegen welche Position auf dem Auszug erscheinen sollen.
Bei Kontoauszügen wird im Layout der Platzhalter <quantity/> mit dem Datum der Rechnung bzw. der Zahlung gefüllt.
Werden Dokumente für verschiedene Sprachen benötigt, legt man für jede Sprache ein eigenes an
⚠ In Gebrauch: Diese Zahl zeigt an in wie vielen Datensätzen ein Layout referenziert ist. Dazu zählen auch die Kunden-Informationen - also bei wie vielen Kunden ein Layout als Standard festgelegt ist.Zusatzseiten erscheinen immer am Ende des Dokuments und sind für allgemeingültige Informationen wie AGBs gedacht
⚠ Die Bereiche werden nach Bedarf in den Dokumenten dargestellt. Es ist also nicht nötig Felder in ungenutzten Bereichen zu löschen.
⚠ Werden Rabatte auf Positionen gewährt kann man diese mit dem Platzhalter <discount/> anzeigen lassen.
⚠ Stückzahlen (<quantity/> ) werden automatisch als Zeitdauer formatiert wenn die Einheit "h" ist. Wenn man stattdessen <qty/> verwendet, wird immer eine Dezimalzahl ausgegeben.
Listen
Kunden, Katalog-Positionen, und Auswertungslisten können als CSV-Dateien exportiert werden. Menü Ablage/Export.Dokumente
Layouts
Bei Entwürfen erscheint eine Warnung im Druckdialog. Entwürfe können zwar zur Kontrolle einem Kunden geschickt werden sind aber nicht rechtskräftig weil sie noch kein Datum aufweisen. Dazu zuerst die Senden Taste verwenden.
Das funktioniert auch mit Dokumenten - diese können nach dem Kopieren in der Liste eines Kunden eingesetzt werden.
Mit ⌘-D können Positionen und Dokumente dupliziert werden.
Alle Dokumente sind nach deren Erstellung ein Entwurf. Solange sie nicht gesendet wurden haben sie auch kein Sendedatum.
In der Vorschau werden bei Versanddatum und Fälligkeitsdatum rote Fragezeichen dargestellt. Diese werden beim Versand mit den effektiven Daten ersetzt.
Netto: Die Preise der Positionen enthalten keine Steuer. Diese wird am Ende des Dokumentes dazugerechnet.
Brutto: Die Steuer ist in den Einzelpreisen bereits enthalten. Die Steuern werden am Ende des Dokumentes aufgeführt.
Zahlungen sind immer Teil des Brutto-Wertes und haben keinen Netto Betrag
Dazu wird das Briefpapier als PDF in Einstellungen/Mail als Hintergrund festgelegt. Dieses wird dann bei den als Mail versandten Dokumenten als Hintergrund eingefügt.
Also werden einem deutschen Kunden Dezimaltrenner als Komma, einem Schweizer als Punkt dargestellt. Europäer sehen ein DD.MM.YYYY Datumsformat - Amerikaner MM/DD/YYYY.
GrandTotal kennt zwei Arten von Rabatten.
Einerseits kann man auf einzelne Positionen einen Rabatt gewähren. Dieser wird auf direkt der Position in Abzug gebracht und kann mit dem Platzhalter <discount/> in der Tabelle ausgegeben werden.
Der globale Rabatt der unter den Positionen eingegeben wird, betrifft alle Positionen (auch die, die schon einen Rabatt aufweisen). Er wird nach dem Netto Betrag mit einer eigenen Layout-Zeile ausgewiesen.