Willkommen bei GrandTotal 5

Erste Schritte

Grundeinstellungen festlegen

Die vereinfachten Einstellungen erlauben das Festlegen der wichtigsten Einstellungen mit ein paar Klicks: Vereinfachte Einstellungen anzeigen

In den Einstellungen können die Grundeinstellungen für das eigene Geschäft und die Dokumente festgelegt werden.

Das Layout anpassen

Eine Auswahl von vorgefertigten Layouts kann im Bereich Layouts geladen werden. Layouts können vielfältig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Hilfe

Die Hilfe kann über das Suchfeld oben rechts im Fenster durchsucht werden. Die Suche funktioniert auch direkt im Hilfe-Menu.
Überall im Programm kann zudem kontextuelle Hilfe über die Taste mit dem umkreisten Fragezeichen aufgerufen werden.

Video-Anleitungen

Eine Auswahl von Screencasts ist hier verfügbar: Screencasts anzeigen

Was hat sich in Version 5 geändert?

Im Vergleich zu GrandTotal 4 bringt die Version 5 eine Vielzahl von Veränderungen die viele Arbeitsabläufe noch effizienter gestalten. Zudem sind Anpassungen vorgenommen worden, die sich der veränderten Rechtslage annehmen.

Veränderte Funktionen

  • Die Einstellungen für die Umsatzsteuer-ID wurden nach Einstellungen/Identität bewegt
  • Die Sprachwahl für die Benutzeroberfläche wurde nach Einstellungen/Sprache bewegt
  • Die Einstellungen für die Schweiz wurden nach Einstellungen/Identität bewegt

Neue Funktionen (Auszug)

Dashboard
  • Auswertungen nach Zahlungen
Kunden
  • Neue Statistiken
  • Etikettendruck
  • Archivierung
  • Sprachwahl
  • Felder für SEPA Zahlungsverkehr
  • Abteilungsfeld
Katalog
  • Archivierung
  • Verbesserte Zusatzfelder
Layouts
  • Archivierung
  • Unterstützung für Sprachen
Auswertungen
  • Berechnung der Steuerwerte auf Zahlungen
Arbeitszeit
  • Verbesserte Regeln zur Zuweisung von Artikelgruppen
Rechtliches
  • Änderungsprotokoll für entsperrte Rechnungen (GoBD)
  • Ausgabe von PDF/A-3 Dokumenten für digitale Langzeitarchivierung
Elektronische Rechnungen
  • Unterstützung von ZUGFeRD (Deutschland)
  • Unterstützung für PEPPOL (Österreich, Italien, Niederlande und andere)
SEPA
  • Unterstützung für Lastschriften
Mail
  • Unterstützung für Sprachen
  • Eigene Einstellungen für Gutschriften
Synchronisierung
  • Unterstützung für iCloud Drive
Anderes
  • Verbesserte Autovervollständigung
  • Verbesserte Suche
  • Unterstützung für Bitcoin
  • Verbesserter Tabellendruck
  • Verbesserte Zuweisung von Zahlungen aus MoneyMoney
  • Summen bei Optionen können jetzt deaktiviert werden

Upgrade kaufen

Die Lizenzen sind im Menü "GrandTotal/Lizenzen" aufgeführt. Von dort aus kann man ein Upgrade kaufen.

Nach den Kauf wird eine Lizenz-Datei per Mail zugestellt. Diese kann per Doppelklick aktiviert werden.

Einstellungen

Firma

Hier werden die eigenen Daten eingegeben.

Zusatzfelder können in den Layouts verwendet werden. Die selben Felder werden auch den Kunden hinzugefügt.

Identifikation

Hier werden die von den Behörden oder Bankinstituten vergebenen IDs hinterlegt.

SEPA

Die SEPA Felder müssen ausgefüllt sein, wenn Lastschriften mit GrandTotal erstellt werden sollen.

Schweiz

Hier werden die Angaben für Einzahlungsscheine eingegeben.
Für diese Informationen bitte die Hausbank/Post kontaktieren.

Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn in den System-Einstellungen die Schweiz oder Liechtenstein als Region gesetzt ist.

V11 und camt.054.xml Dateien von Post oder Bank können auf das Docksymbol von GrandTotal gezogen werden.

Kunden

Ob neu angelegten Kunden Netto- oder Bruttopreise berechnet werden kann hier angegeben werden. Diese Einstellung kann mit Rechtsklick auf alle Kunden übertragen werden.

Das Format der Kundennummer und der aktuelle Zähler können geändert werden. (Der Zähler zeigt jeweils die Nummer die für den nächsten neuen Kunden verwendet wird)

Hier sind auch die Einstellungen für Kontoauszüge.

Rechnungen

Hier legt man fest mit welchem Etikett Rechnungen und Gutschriften beschriftet werden. Als Gutschrift gilt jede Rechnung mit einem Endbetrag von weniger als Null.

Die Zahlungsbedingungen werden von neu angelegten Kunden übernommen und können dort individuell angepasst werden. Ausserdem kann bei jeder Rechnung während dem Senden ein eigener Wert gesetzt werden.

Rechnungen die innerhalb dieser Zeit nicht bezahlt wurden gelten als fällig. Nach zusätzlichem Verstreichen des zweiten Wertes werden sie als Überfällig markiert.

Bedingungen

Für jede Zahlungsart können eigene Bedingungen erstellt werden. Diese erscheinen in der Regel am Ende der Rechnung.

Hier können auch Bankverbindungen und Konto-Daten die zum Begleichen der Rechnung benötigt werden angegeben werden.

Bedingungen können aus freiem Text und den blauen Platzhaltern unterhalb des Textfeldes bestehen. Einige Platzhalter bieten ein Menu aus dem weitere Optionen gewählt werden können (z.b. Skonto).

Nummerierung

Das Format der Nummerierung der Rechnungen kann individuell festgelegt werden. Auch hier können mit dem Menu der Platzhalter weitere Formatierungsoptionen gewählt werden.

Rechnungsnummern werden einmalig vergeben. Existiert schon ein Dokument mit der nächsten vorgesehenen Nummer, zählt GrandTotal hoch, bis es eine noch nicht benutzte Nummer findet und verwendet diese.

Mehr zu "Fortlaufende" Rechnungsnummer

Angebote

Für Angebote sind die Einstellungen sehr ähnlich wie bei Rechnungen. Anstatt des Zahlungsziel gibt es hier eine Gültigkeit.

Die Bedingungen sind für alle Angebote die gleichen.

Andere Dokumente

Rechnungen und Angeboten können mit der Zahnradtaste Unterdokumente angehängt werden. z.B. Erinnerungen, Mahnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Diese Dokumente enthalten die Position des übergeordneten Dokuments.

Hier kann man diese Dokumenttypen einrichten und deren Bedingungen festlegen.
Optional können gruppierte Positionen einzeln aufgeführt werden. Beispielsweise für einen detaillierten Arbeitsrapport.

Um die Daten der übergeordneten Dokuments anzuzeigen, benutzt man <original.sent/> bzw, the <original.due/> als Platzhalter im Layout.

Mail

Hier legt man fest, wie eine Mail für einen bestimmten Dokumente-Typen auszusehen hat. Neben den blauen Platzhalter lassen sich mit einem Rechtsklick auch die Layout-Platzhalter inklusive den Sprach-Platzhaltern einfügen.

Briefpapier

Wenn man seine Dokumente auf vorgedrucktem Briefpapier ausgibt, kann man hier einem PDF-Hintergrund angeben, der beim Mailen hinter das Dokument gelegt wird. In diesem Fall darf das verwendete Layout keinen Hintergrund aufweisen. Wenn der Hintergrund mehr als 1 Seite hat, wird die Seite 1 für die erste Seite verwendet, die Seite 2 für alle Folgeseiten.

Unterstütze Programme

Folgende Programme werden unterstützt:
Apple Mail
Im Lieferumfang von Mac OS X
Mailplane für Gmail
Microsoft Entourage
Eingestellt. Siehe Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook
Sparrow
Sparrow Homepage (Eingestellt)
Andere Programme
Es werden nur Programme unterstützt die mittels Apple Script ferngesteuert werden können. Viele Programme erlauben es nicht Entwürfe mit einem Anhang zu erstellen. Z.b. Thunderbird, Mailbox, Mailpilot und Unibox.

Die Scripts können hier modifiziert werden.

Ablage

Wenn ein Dokument versandt wird, wir ein PDF angelegt. Hier legt man fest wie man diese benennen und ablegen will.

Basis: Das Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen

Ordner: Das Unter-Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen ( "/" zwischen den Bezeichnungen verwenden um weitere Unterverzeichnisse anzulegen)

Dateiname: Der Name des Dokumentes.

Steuern

Hier setzt man fest wie Steuern berechnet werden.
In der vertikalen Achse der Matrix sind die Kundengruppen gelistet - horizontal die Steuergruppen.
Einem inländischen Kunde wird z.B. bei volle Steuer der Landesübliche Mehrwertsteuersatz berechnet während ein Ausländer vielleicht gar keine Steuer zu bezahlen hat*.

Die Steuergruppen werden dann den verschiedenen Artikelgruppen zugewiesen.

Wurde eine Steuer in einem versandten Dokument verwendet lässt sie sich weder löschen noch ändern.

Sollten sich die Steuern im Laufe der Zeit ändern, kann man die Steuergruppe auf der Zahnrad-Taste Duplizieren und anpassen.

* Bei Unsicherheit den Steuerberater fragen

Kombinierte Steuern

In einigen Ländern müssen mehrere Steuern kombiniert werden. Es können bis zu 3 Steuersätze angelegt werden werden.
Bei Steuer 2 und 3 kann man entscheiden ob die Steuer auf den Nettobetrag oder die Summe von Nettobetrag und Steuer 1 gerechnet wird.

Zahlungen

GrandTotal unterstützt mehrere Währungen.

Wenn man einen Wechselkurs eingibt wird dieser verwendet wenn man einen Artikel aus dem Katalog in eine Rechnung zieht, die in einer Fremdwährung gestellt wird. Ausserdem werden damit die Umsätze im Dashboard in die Standardwährung umgerechnet.

Zu den verschiedenen Zahlungsarten kann man in denn Rechnungs-Einstellungen die Bedingungen festlegen.

Es können bis zu 3 Skonto-Werte definiert werden, die im Optionenmenu vom Betrag in Einstellungen/Rechnungen/Bedingungen benutzt werden können

Zeiterfassungen

Hier wird eingestellt wie die Positionen aus den unterstützten Zeiterfassungen erstellt werden.

Zeiteinträge werden standardmässig mit der Einheit «h» importiert. Die Einheit kann hier geändert werden.

Der Standard-Stundensatz wird verwendet, wenn Zeiten von einem Programm oder Dienst importiert werden, der keine Stundensätze unterstützt.

Mit den Regeln kann man festlegen wie Kategorien den Artikelgruppen in GrandTotal zugewiesen werden. Ohne Regeln wird die als Standard markierte Artikelgruppe angewendet.

Alle diese Einstellungen werden beim Import übernommen und haben keinen Einfluss auf bereits importierte Positionen.

Wenn ein Online-Timing service hinzugefügt wird, erscheint dieser in der Übersicht.

Mitteilungen

GrandTotal kann über die Mitteilungszentrale informieren, wenn Rechnungen fällig, überfällig oder wiederkehrend werden.

Nachrichten können sich auf Wunsch wiederholen.

Angebote gelten als abgelaufen wenn das Gültigkeitsdatum verstrichen ist und das Angebot nicht als Abgelehnt oder Akzeptiert markiert wurde.

Sprachen

In den Sprachen können einzelne Wörter oder ganze Sätze angelegt werden um später in den Layouts oder Mail-Vorlagen verwendet zu werden. Jedem Kunden kann eine Sprache zugewiesen werden.
Auch Sprachvarianten sind möglich. z.B. Deutsch per Sie und Deutsch per Du
In den Layouts sind die Textbausteine im Platzhalter-Menu unter Sprache abrufbar. Auch in den Mail-Vorlagen können diese Platzhalter mit einem Rechtsklick eingefügt werden.

Benutzeroberfäche

Die Sprachwahl beeinflusst nur die Menüs und Beschriftungen - nicht aber die Layouts. Die müssen manuell übersetzt werden.

Erweitert

Synchronisation

GrandTotal kann über Dropbox oder iCloud Drive synchronisiert werden.
Dropbox
Um über Dropbox synchronisieren zu können, muss die offizielle Dropbox-Applikation installiert und gestartet sein.

Alle Benutzer müssen das selbe Dropbox-Konto verwenden oder den “GrandTotal” Ordner in der obersten Ebene der Dropbox teilen.

iCloud Drive
Der Sync über iCloud Drive funktioniert nur, wenn alle Benutzer das selbe iCloud Konto teilen.

Positionen

Die Autovervollständigung kann deaktiviert werden, wenn während dem Tippen eines Titels keine Vorschläge angezeigt werden sollen.
Die Vorschläge basieren auf dem Katalog und Dokumenten die in der Vergangenheit erstellt wurden.

Internationale Formate

GrandTotal stellt die Zahlen und Daten jeweils im Format der Empfängerlandes an. Das Datumsformat kann hier im Rahmen der landesüblichen Gepflogenheiten angepasst werden.

Übersicht

Optionale Anzeige einer Nummer
  • Grün: SEPA Lastschriften zu bearbeiten
  • Orange: Rechnungen sind fällig
  • Rot: Rechnungen sind überfällig
  • Blau: Wiederkehrende Rechnungen sind zu bearbeiten

Dashboard

Das Dashboard zeigt auf einen Blick die Summen der offenen Rechnungen. Ausserdem können Umsätze mit Vormonaten und Vorjahren verglichen werden.

Alle Währungen werden hier mit dem Umrechnungskurs aus den Einstellungen/Zahlungen in die Standardwährung umgerechnet.

Der offene Betrag bleibt immer der gleiche, egal ob man Brutto oder Netto Werte gewählt hat.

Diagramme

In den Diagrammen können beliebige Werte angezeigt und verglichen werden. Die Skala kann oben rechts gewählt werden.
Unten legt man fest, welche Werte im Diagramm erscheinen sollen. Die Farbe der Säulen kann beliebig gewählt werden. Die Werte können verschoben werden um sie zu ordnen. Wenn man sie aus dem Fenster zieht, werden sie gelöscht.

Die Säulen können mit Rechtsklick nach verschiedenen Kriterien aufgeteilt werden.
Wenn auf eine Säule geklickt wird, werden alle entsprechenden Dokumente angezeigt. Doppelklick auf ein Dokument zeigt es an. Die Liste kann exportiert werden.

Alle Beträge werden in der Hauptwährung angezeigt. Den Umrechnungsfaktor kann man in Einstellungen/Zahlungen festlegen.

Vorjahres-Werte werden nur in Skalen angezeigt die vergleichbar sind.

Wenn Positionen summiert werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass es zu Rundungsdifferenzen gegenüber der Rechnungen kommt. (Bei Rechnungen wird die Steuer auf die Gesamtsumme gerechnet und nicht auf die einzelnen Positionen)

Entwürfe

Hier sind alle Dokumente die noch nicht versandt sind gelistet.

SEPA Lastschriften

In diesem Bereich werden die allfälligen SEPA Lastschriften gesammelt.
Die Lastschriften können als XML-Datei exportiert werden oder direkt an MoneyMoney geschickt werden.
Die Einstellungen dazu befinden sich in Einstellungen/Identifikation und Kunden.

Vorlagen

Hier werden die Dokument-Vorlagen gelistet (wenn welche erstellt wurden). Vorlagen können aus bereits erstellten Rechnungen mit Rechtsklick erstellt werden.

Mit den Menu "Bearbeiten/Löschen" können ungenutzte Vorlagen gelöscht werden.

Zeiterfassungen (optional)

GrandTotal unterstützt verschiedene Zeiterfassungen. Deren Zeiteinträge erscheinen im jeweiligen Bereich und lassen sich zu einer Rechnung zusammenführen. Bereits berechnete Einträge erscheinen unter "Berechnet".

Kostenlose Positionen werden in der Grundeinstellung nicht gelistet. Das kann in Einstellungen/Zeiterfassung geändert werden.

"Auswahl berechnen" sucht sich den passenden Kunden zu den Positionen. Hat dieser Kunde schon einen Rechnungs-Entwurf, werden sie diesem angefügt. Ansonsten wird ein neuer Entwurf erstellt.

Zeiten können auch kopiert werden und in einer Rechnung eingefügt werden wenn die Positionenliste 1x angeklickt wurde.

Die Option "Auto-Gruppieren" fasst Positionen die den selben Titel haben in einer Gruppe zusammen. Wie die Positionen importiert werden legt man in Einstellungen/Zeiterfassung fest.

Mit Bearbeiten/Löschen können unerwünschte Zeit-Einträge aus der Liste entfernt werden. Diese können mit Rechtsklick in die Liste wieder angezeigt werden.

Timings

Timings ist eine Zeiterfassung die Hand in Hand mit GrandTotal arbeitet.

Es werden nur Einträge gelistet die in Timings nicht archiviert sind

.mite

«Zeiterfassung ist Fundament realistischer Rechnungen, Kalkulationen & Zeitpläne. Eine gern gehasste Notwendigkeit, deren Nervfaktor mite den Kampf ansagt. Mit Funktionalität, Flexibilität & Eleganz.»
.mite

Mite-Konten die im Schlüsselbund abgelegt sind werden automatisch gelistet. Konten können in Einstellungen/Zeiterfassungen hinzugefügt werden.

Wichtig: Der API-Zugriff muss im mite konto aktiviert sein.

Es werden nur Einträge gelistet die in .mite nicht archiviert sind

Plugins

Zusätzliche Dienste können im Bereich „Plugins laden“ nachgeladen werden. Anzeigen

Versandt

Alle bereits versandten Dokumente werden hier gelistet. Diese werden nach Jahr und Monat gruppiert.

Auswertungen

In den Auswertung findet man verschiedene Bereiche um Rechnungen und Zahlungen auszuwerten.

Zeitraum

Daten lassen sich nach verschiedenen Gesichtspunkten in beliebigen Zeiträumen summieren und exportieren.

Kunden

Kunden lassen sich nach Jahr, Umsatz, Kundengruppe oder Land auswählen. Die Werte lassen sich exportieren, als Liste- oder als Adressetiketten drucken.

Monate

Diese Ansicht ist ein Überbleibsel aus älteren Versionen und ist durch die Diagramme ersetzt worden.

Plugins

GrandTotal kann durch Plugins erweitert werden. Hier können die Plugins geladen werden.

Intelligente Listen

Mit intelligenten Listen lassen sich Rechnungen, Angebote und Zahlungen nach verschiedenen Kriterien suchen.

Kunden

Alle Dokumente des entsprechenden Kunden sind hier gelistet. Zuoberst ist jeweils das neueste Dokument.

Unter der ℹ-Taste befinden sich die Stammdaten des jeweiligen Kunden.

Stammdaten

Kontakte

Ein Kunde kann über mehrere Kontakte verfügen. Diese lassen sich jeweils einem Dokument zuweisen.

Hier ist auch festgelegt zu welcher Kundengruppe er gehört, welche Währung und welche Layouts bei seinen Dokumenten standardmässig verwendet werden sollen.

Sprache

Die Sprachen können in Einstellungen/Sprachen eingerichtet werden.

Kundengruppe

Die Kundengruppe entscheidet, wie bzw. ob Dokumente an diesen Kunden mit Umsatzsteuer belegt werden. Siehe Einstellungen/Steuern

SEPA

Um SEPA Lastschriften zu ermöglichen kann hier die Mandaten ID und das entsprechende Datum der Ausstellung eingegeben werden.
Wenn eine Rechnung an eine Kunden der über diese Daten verfügt geschickt wird, wird das Dokument in Übersicht/Aktuell/SEPA Lastschriften gelistet.

E-Rechnung

GrandTotal unterstützt ab der Version 5 elektronische Rechnungen. Das Format der Elektronischen Rechnung kann für jeden Kunden einzeln gewählt werden.
PEPPOL
Europäisches Format: https://peppol.eu.
Die Standard-Lieferantennummer kann in den PEPPOL Einstellungen gesetzt werden. Werden verschiedene Nummern benötigt können diese pro Kunde in einen Zusatzfeld mit dem Namen peppol:supplierID gesetzt werden.

Benötigt:
  • IBAN Einstellungen/Identität
  • IBAN beim Kunden.
  • Standard-Lieferantennummer in PEPPOL Einstellungen
  • Eintrag unter Referenz bei der jeweiligen Rechnung
ZUGFeRD
Deutsches Format: http://www.ferd-net.de

Benötigt:
  • IBAN Einstellungen/Identität
  • IBAN beim Kunden.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können verwendet werden um zusätzliche Informationen zu einem Kunden hinzuzufügen. Diese können auch in Layouts eingefügt werden.

Rechnungen

Eine Rechnung besteht immer aus mindestens einer Position. Zusätzliche Bereiche können nach Wunsch eingefügt werden

Informationen

Status
Der Status erscheint nur bei versandten, unbezahlten Rechnungen. Er kann verwendet werden um eine Rechnung zu stornieren oder als erledigt zu markieren.
Versandt
Das Versanddatum. Dieses wird beim Senden automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, sofern man im Versand-Dialog kein benutzerdefiniertes Datum gewählt hat.
Fällig
Das Datum an dem die Rechnung fällig wird. Dieser Wert wird beim Versand aus dem aktuellen Datum und den Zahlungsbedingungen errechnet.
E-Rechnung
Wenn der Kunde für elektronische Rechnungen eingerichtet wurde, lassen sich hier die entsprechen Dokumente sichern. Die Rechnung muss zu diesem Zeitpunkt versandt sein.
Empfänger
Der Empfänger ist grundsätzlich immer der Hauptkontakt des Kunden. Hat der Kunde mehrere Ansprechpersonen, kann hier ein Empfänger gewählt werden.
Nummer
Die Nummer der Rechnung. Diese wird automatisch gesetzt, wenn eine Rechnung versandt wird. Ist zum Zeitpunkt vom Versand schon eine Nummer gesetzt wird diese beibehalten und keine neue generiert.
Betreff
Optionaler Betreff für das Dokument.
Referenz
Dieses Feld kann für eine Referenz genutzt werden. Einige Elektronische Rechnungen erfordern die Eingabe einer Auftragsreferenz in diesem Feld.
Wenn ein Angebot zu einer Rechnung gewandelt wird, ist hier automatisch die Angebotsnummer eingetragen.
Währung
Die Währung in der die Rechnung ausgestellt werden soll. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen. Wird die Währung geändert, werden die Preise gemäss dem Umrechnungskurs in Einstellungen/Zahlungen umgerechnet.
Zahlungsart
Die Art der Zahlung die erwartet wird. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen.
Zahlungsbedingungen
Die Dauer in Tagen, bis die Zahlung fällig wird. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen.
Zeitraum
Wenn die Positionen der Rechnung über ein Datum verfügen, wird aus diesen automatisch ein Leistungszeitraum erstellt. Hier kann man den Zeitraum manuell anpassen.
Wiederkehrend
Rechnungen können als wiederkehrend markiert werden. Wiederkehrende Rechnungen erscheinen in der Übersicht. Zuerst in „Später wiederkehrend“ und wenn der Zeitpunkt erreicht ist in „Jetzt wiederkehrend“. Von da aus kann die Rechnung dann gestellt werden.

Wenn wiederkehrende Rechnungen zum Versand fällig sind, erinnert ein blauer Punkt im Übersichts-Icon daran.

Benutzerdefinierte Felder
Hier können Benutzerdefinierte Felder festgelegt werden. Diese sind für alle Rechnungen die selben, können aber jeweils einen eigenen Wert enthalten.

Positionen

Die Tabelle in einer Rechnung besteht aus einer oder mehreren Positionen.

Die Plus-Taste unten links erzeugt eine normale Rechnungsposition. Auf der Zahnradtaste sind zusätzlich die unten beschriebenen Elemente verfügbar.

Rechts von der Tabelle wird der Katalog angezeigt. Daraus können Positionen direkt an die gewünschte Stelle gezogen werden. Es ist auch möglich Rechnungspositionen im Katalog abzulegen.

In die Tabelle können auch kopierte Positionen aus Timings, Tyme, OmniFocus, OmniPlan, The Hit List, Numbers oder Excel eingefügt werden.

Einleitung
Oberhalb der Positionenliste kann ein persönlicher Einleitungstext eingeben werden. Dieser erscheint vor der ersten Position der Rechnung. Mehr Informationen
Position
Eine Rechungsposition besteht aus einer Stückzahl und einem Stückpreis. Diese beiden Werte ergeben multipliziert den Preis einer Position.
Optional kann noch eine Einheit wie z.B. Stk oder h angegeben werden. Auch ein Rabatt auf die Position ist möglich. Dieser wird dem Preis der Position abgezogen.
Zudem ist es möglich einer Position ein Datum zuzuweisen. Zum Beispiel um den Zeitpunkt einer Leistung anzugeben.
Die Artikelgruppe bestimmt, ob und mit wieviel Steuer eine Postion belegt wird. Die Steuer wird am Schluss der Rechnung berechnet.

Für Positionen finden sich Plugins in der Übersicht/Plugins/Get Plugins. Z.b um Flächen und Volumen zu berechnen.

Wenn im Katalog Zusatzfelder eingerichtet wurden, kann man diese über das Etiketten-Symbol rechts neben dem Positionstitel bearbeiten.

Notizen
Notizen sind als Positionen ohne Kosten zu verstehen.
Titel
Mit Titel kann man eine umfangreichere Rechnung strukturieren.
Optionen
Optionen können nur Angeboten hinzugefügt werden und verhalten sich wie Titel. Nach jeder Option werden die darauf folgenden Positionen mit einer eigenen Summe versehen. Die Summierung kann auf Wunsch unterdrückt werden.

Bei der Umwandung eines Angebots in eine Rechnung werden Optionen in normale Titel umgewandelt.

Zwischensumme
Bei umfangreicheren Dokumenten kann es sinnvoll sein, gewisse Bereiche mit einer Zwischensumme zu versehen. Diese summiert jeweils alle Kosten von der letzten Zwischensumme an.
Seitenumbruch
Seitenumbrüche werden automatisch eingefügt. Mit diesem Element kann man einen erzwingen.
Gruppieren
Positionen können mit ⌘G gruppiert werden. Dann ist nur die Gruppe für den Empfänger sichtbar.

Gruppen fassen alle Notizen der enthaltenen Positionen automatisch zusammen. Wenn man diese anpassen will, kann man die Notiz mit dem Kontextmenü in das Feld einfügen und danach ändern.

Vorschau

In dieser Ansicht wird die Rechnung so dargestellt wie sie den Kunden erreicht.

Befindet sich eine Rechnung in der Entwurfsphase, kann das Layout hier angepasst werden. Mehr…

Gutschriften

Eine Rechnung wird automatisch zu einer Gutschrift sobald der Endbetrag weniger als Null beträgt. Auch Gutschriften müssen als bezahlt markiert werden.

Angebote

Angebote funktionieren wie Rechnungen. Ein Angebot kann mit der Aktionstaste in eine Rechnung umgewandelt werden. Diese lässt sich dann gegebenenfalls anpassen.

Zahlungen

Jeder Rechnung können beliebig viele Teilzahlungen zugewiesen werden. Erreicht die Summe der Zahlungen den Betrag der Rechnung, gilt diese als bezahlt.

Wird eine Zahlung vor dem Versand der Rechnung angefügt, gilt sie als Anzahlung und wird der Rechnung in Abzug gebracht. (Ausschlaggebend ist jeweils das Datum der Zahlung und das der Rechnung)

Vorauszahlungen werden direkt dem Kunden (also in der obersten Hierarchiestufe) eingefügt. Zieht man eine solche auf eine Rechnung wird ihr der Rechnungsbetrag in Abzug gebracht und der Rechnung als Zahlung hinzugefügt.

Projekte

In einem Projekt können beliebig viele Dokumente ablegt werden. Der Name des Projektes wird dann auch im Layout angezeigt, wenn dort der Platzhalter für den Projektnamen <document.project/> eingefügt wurde.

Kontoauszüge

Die Dokument-Liste eines Kunden lässt sich über das Uhren-Symbol zum Kontoauszug umschalten. Darin erscheinen alle versandten Rechnungen und erfolgten Zahlungen.

Durch Mehrfachauswahl lässt sich festlegen welche der Positionen auf dem Auszug erscheinen sollen.

Bei Kontoauszügen wird im Layout der Platzhalter <quantity/> mit dem Datum der Rechnung bzw. der Zahlung gefüllt.

Katalog

Der Katalog dient zur Ablage oft verwendeter Positionen. Er erscheint auch neben dem Dokument. Von dort aus können Positionen in ein Dokument reingezogen werden.

Layouts

Das Layout entscheidet über das Aussehen der Dokumente. Layouts können vielfältig angepasst werden.

Werden Dokumente für verschiedene Sprachen benötigt, legt man für jede Sprache ein eigenes an

In Gebrauch: Diese Zahl zeigt an in wie vielen Datensätzen ein Layout referenziert ist. Dazu zählen auch die Kunden-Informationen - also bei wie vielen Kunden ein Layout als Standard festgelegt ist.

Seiten

Ein Layout besteht aus mindesten 2 Seiten. Die erste Seite wird bei jedem Dokument verwendet. Reicht der Platz auf der ersten Seite für den Inhalt der Tabelle nicht aus, werden Folgeseiten verwendet, bis alle Inhalte aufgelistet sind.

Zusatzseiten erscheinen immer am Ende des Dokuments und sind für allgemeingültige Informationen wie AGBs gedacht

Hintergrund

Jede Seite kann eine PDF-Datei als Hintergrund darstellen. Diese erstellt man im Programm seiner Wahl im selben Papierformat wie das Layout. Dieses PDF zieht man dann auf die gewünschte Seite.

Ist die Vorlage mehrseitig kann man die gewünschte Seite per Rechtsklick in den Hintergrund auswählen.

Wenn die Dokumente auf bedrucktem Briefpapier ausgegeben werden, lässt man den Hintergrund leer und fügt ihn in Einstellungen/Mail hinzu.
Größe
Je größer eine Hintergrund-Datei ist, desto größer werden auch die versandten Dokumente.

Die Größe der Datei kann mit Rechtsklick in den Hintergrund angezeigt werden. Empfohlen ist eine Größe von maximal 300KB.

Tabelle

Die Tabelle besteht aus verschiedenen Bereichen, die je nach Art der Position zur Anwendung kommen.

Wenn in der Seitenansicht die Tabelle einmal angeklickt wird, können globale Einstellungen wie die Hintergrundfarbe und die Position der Summenzeilen bestimmt werden. Ein Doppelklick wechselt in den Bereich wo die Tabellenbereiche bearbeitet werden können.

Die Bereiche werden nach Bedarf in den Dokumenten dargestellt. Es ist also nicht nötig Felder in ungenutzten Bereichen zu löschen. Wenn alle Felder gelöscht werden, wird das Dokument womöglich nicht richtig dargestellt.

Einleitung

Der Bereich Einleitung erscheint auf der ersten Seite, wenn im Dokument oberhalb der Positionen ein Einleitungstext festgelegt wurde. Ist kein Text eingeben erscheint er nicht.

Soll ein fixer Text auf jedem Dokument erscheinen, schreibt man diesen direkt auf der ersten Seite oberhalb der Tabelle ins Layout.

Kopfzeile

Die Kopfzeile dient als Legende für die Positionen. Sie erscheint auf jeder Seite ganz oben im Tabellenbereich.

Position

Die einzelne Rechnungsposition.

Werden Rabatte auf Positionen gewährt kann man diese mit dem Platzhalter <discount/> anzeigen lassen.

Stückzahlen (<quantity/> ) werden automatisch als Zeitdauer formatiert wenn die Einheit "h" ist. Wenn man stattdessen <qty/> verwendet, wird immer eine Dezimalzahl ausgegeben.

Mit Zeitraum (<dateRange/> ) werden die Arbeitszeiten aus Timings, Toggl und Paymo als Datum mit Uhrzeiten angezeigt. (Das funktioniert nur, wenn die Zeiterfassung Tageszeiten unterstützt). Dieser Platzhalter bleibt bei gruppierten Positionen leer.

Titel

Titel werden manuell in das Dokument eingefügt.
Dieser Bereich wird nur bei Bedarf dargestellt

Optionen

Optionen sind Überschriften für optionale Positionen in Angeboten. Siehe Optionen

Notiz

Eine Notiz ist eine Position ohne Preis und wird manuell in das Dokument eingefügt.
Dieser Bereich wird nur bei Bedarf dargestellt

Zwischensumme

Zwischensummen werden im Dokument manuell eingefügt.

Rabatt

Die Rabattzeile erscheint, wenn auf das Dokument ein Rabatt gewährt wurde.

Netto

Wenn das Dokument steuerbare Positionen enthält, wird mit dieser Zeile die Netto-Summe dargestellt.

Steuern

Für jeden einzelnen Steuersatz wird eine dieser Zeilen dargestellt.

Total

Weist ein Dokument Anzahlungen auf, wird die Summe vor Abzug dieser so dargestellt.

Zahlungen

Anzahlungen die vor dem Versand der Rechnung geleistet wurden werden gemäss diesem Bereich dargestellt.

Zu bezahlen

Dieser Bereich legt fest, wie die Endsumme in einem Dokument dargestellt wird.

Schlussnotiz

Die Schlussnotiz erscheint immer ganz am Schluss der Tabelle.
Sie eignet sich für die Zahlungsbedingungen oder ähnliche Informationen.

Elemente

Text

Mit diesem Werkzeug lassen sich Textfelder zum Layout hinzufügen. Diese können mit Platzhalten und regulärem Text gefüllt werden.
Wenn ein Platzhalter verwendet wird, wird der Stil des ersten Buchstaben des Platzhalters auf den gesamten ersetzten Text angewandt.
Platzhalter
Eine Liste der verfügbaren Platzhalter kann aus dem Zahnrad-Menu rechts oder mit Rechtsklick aufgerufen werden wenn sich der Text nach Doppelklick im Editier-Modus befindet.

Tricks

Listen
Wenn einem Platzhalter ein Listen-Stil aus dem Lineal zugewiesen wird, wird dieser angewendet sobald der Text aus mehr als einer Zeile besteht.

Beispiel:

Eine Zeile

  • Zeile 1
  • Zeile 2
Blöcke
Wenn ein Text nur erscheinen soll, wenn ein Platzhalter einen Wert enthält, kann man den Text und den Platzhalter mit eckigen Klammern einfassen.

Beispiel: [Rabatt: <discount/>]

Scripts
Mit JavaScript kann der Inhalt einen Textfeldes generiert werden. Das Resultat ersetzt den gesamten Inhalt des Feldes und wird jeweils im Stil des ersten Buchstabens im Feld dargestellt.

Will man nur einen Teil vom Feld mit dem Resultat ersetzen, setzt man den Platzhalter <script/> ein.

Scripte können Werte nur lesen, nicht ändern.

Bild

PDF Bilder werden mit diesem Werkzeug im Layout platziert.

Rechteck

Farbige Rechtecke.

Tabellenbereich

Der Tabellenbereich kann auf der ersten und der Folgeseite eines Layouts eigefügt werden und bestimmt im welchem Bereich der Seite die Tabelle mit den Positionen dargestellt wird. Ist bereits ein Tabellenbereich auf der Seite vorhanden, lässt sich kein weiterer mehr einsetzen.

Bezahl-Elemente

Region- oder Länderspezifische Bezahl-Elemente. Aus dem Auswahlmenu an gewünschte Stelle der Seite ziehen.
PayPal
Erstellt einen Link der die Rechnung per PayPal begleichen lässt.
Der Link muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden. (Doppelklicken um zu konfigurieren)
PayPal unterstützt nicht alle Währungen.
BezahlCode (Deutschland)
Beim BezahlCode handelt es sich um einen Maschinenlesbaren QRCode mit dem sich Zahlungen z.b. mit der iOS App iOutBank erledigen lassen.
Der BezahlCode muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden und funktioniert nur in Deutschland. (Doppelklicken um zu konfigurieren)
SEPA QR-Code
Beim SEPA QR-Code* handelt es sich um einen Maschinenlesbaren QRCode mit dem sich Zahlungen mit einigen Banking-Apps erledigen lassen.
Der SEPA QR-Code muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden. (Doppelklicken um zu konfigurieren)
* wird auch EPC QR Code, GiroCode, Scan2Pay genannt
Verbreitung
  • Belgien
  • Finnland
  • Deutschland
  • Niederlanden
  • Österreich
ESR/BVR Elemente (Schweiz)
Die ESR/BVR Elements sind für Einzahlungsscheine der schweizerischen Post. Die Einstellungen dafür befinden sich in Einstellungen/Identität. Informationen dazu bekommt man bei seiner Bank.

Farben

Rechts von der Farb-Taste unter dem Dreieck finden man ein Werkzeug mit dem man Farben ersetzen kann. Alle Elemente, die die zu ersetzende Farbe enthalten werden umgefärbt.

Export/Import

Export

Listen

Kunden, Katalog-Positionen, und Auswertungslisten können als CSV- oder Excel-Dateien exportiert werden. Menü Ablage/Export

Die Spalten der Vorschau lassen sich beliebig verschieben um die Felder in die gewünschte Reihenfolge zu bringen.

Spalten können entfernt werden, indem man auf den Spaltentitel klickt und danach die ➖ Taste drückt. Mit der ✚ Taste können weitere Felder hinzugefügt werden.

Um den Umweg über eine Datei zu sparen, lässt sich er Inhalt der Vorschau auch in die Zwischenablage kopieren und z.B. in eine Tabellenkalkulation einfügen.

Dokumente

Dokumente können als PDF mit Drag'n'Drop in den Finder oder ein anderes Programm gezogen werden. In den Listen in der Übersicht kann man auch mehrere Dokumente auswählen und exportieren.

Layouts

Layouts lassen sich über den Ablage/Export in ein anderes GrandTotal übertragen. (Auf dem anderen Gerät doppelklicken um zu installieren)

Buchhaltung

GrandTotal kann über das Menu „Ablage/Senden an“ Daten an Umsatz Pro* übergeben.
*Ab Umsatz 2017 werden die Daten direkt aus Umsatz über das Menu Ablage/Importieren/Posten aus anderen Programmen importieren abgerufen.

Import

Importieren lassen sich Kunden und Katalog-Positionen in den entsprechenden Bereichen über das Ablage/Import-Menu. Die Daten müssen im CSV- oder Excel-Format vorliegen.

MoneyMoney Banking Software

Einträge aus MoneyMoney werden im Menu "Konto" von MoneyMoney an GrandTotal gesendet.
Es wird die aktuelle Tabellenauswahl an GrandTotal gesendet. Besteht keine Auswahl wird der gesamte Listeninhalt übertragen.

Receipts Belegevewaltung

Die Daten externer Rechnungen können in Receipts mit ⌘C kopiert werden und in einem GrandTotal-Dokument mit ⌘V eingefügt werden.

Wenn der Name einer Kategorie in Receipts mit einer Artikelgruppe in GrandTotal übereinstimmt, wird diese der Position zugewiesen.

Drucken

Dokumente

Dokumente können über den Druckbefehl ⌘P im Ablage Menü gedruckt werden. Auf Wunsch kann beim Druck noch ein Wasserzeichen wie Storno, Bezahlt oder ähnlich über das Dokument gelegt werden.

Bei Entwürfen erscheint eine Warnung im Druckdialog. Entwürfe können zwar zur Kontrolle einem Kunden geschickt werden sind aber nicht rechtskräftig weil sie noch kein Datum aufweisen. Dazu zuerst die Senden Taste verwenden.

Listen

Listen in der Übersicht können über "Liste drucken" im Ablage-Menü gedruckt werden. Auch Kunden und Katalog-Positionen können als Liste gedruckt werden.

Spalten können verschoben und entfernt werden, nachdem man deren Titel angeklickt hat

Synchronisation

Dinge, die man wissen sollte

Löschen

Viele Datensätze lassen sich erst löschen, wenn alle Verknüpfungen gelöscht sind. Siehe auch Archivierung
So kann eine Artikelgruppe nur gelöscht werden, wenn keine Positionen mehr auf sie verweisen. Dokumente die versandt wurden, können nicht mehr gelöscht werden, es sei denn, man entsperrt sie zuerst. Siehe auch Protokoll
Auch Dokumente die Zahlungen aufweisen können erst entfernt werden, wenn zuerst alle Zahlungen gelöscht wurden (Das gilt auch für Entwürfe).
Ein Kunde der Dokumente hat, kann auch erst gelöscht werden, wenn alle Dokumente entfernt wurden.

Benutzung

Bei Layouts kann man sich die Benutzung über das Zahnrad-Menu anzeigen lassen. Bei Artikelgruppen, Kundengruppen, Währungen und Zahlungsarten mit einem Rechtsklick.

Archivierung

Datensätze die nicht mehr benötigt werden, wie zum Beispiel ältere Layouts oder veraltete Artikelgruppen können, wenn sie einmal benutzt wurden, nie mehr gelöscht werden, da sie für ältere Dokumente benötigt werden.
Kunden, Layouts, Artikelgruppen und Katalogpositionen lassen sich in ihrer Liste mit einem Rechtsklick archivieren. So werden sie ausgeblendet und stören die aktuelle Arbeit nicht mehr. Die archivierten Einträge lassen sich bei den Listen mit Rechtsklick anzeigen und ausblenden.

Kopieren & Einsetzen & Duplizieren

Positionen können mit Kopieren und Einsetzen in andere Dokumente übertragen werden.

Das funktioniert auch mit Dokumenten - diese können nach dem Kopieren in der Liste eines Kunden eingesetzt werden.

Mit ⌘-D können Positionen und Dokumente dupliziert werden.

PDFs aus GrandTotal ziehen

Wenn man eine Vorschau aus GrandTotal in den Finder zieht, wird da ein PDF abgelegt.

Backups

Im Ablage Menü können Sicherungskopien erstellt und wiederhergestellt werden.

Filtern & Suchen

Filtern

Über vielen Listen befindet sich ein Eingabefeld um diese zu filtern. Neben einigen Filter-Feldern hat es rechts ein Menu mit der die Sortierung der Liste geändert werden kann.

Suchen

Wenn nach etwas gesucht werden soll, macht man dies mit dem Suchen-Fenster (⌘-F).

Um nach einem Zahlenwert zu suchen, die Suche mit

  • =
  • >=
  • !=
beginnen.
Beispiel «>415»

Dokumente

Netto/Brutto

Netto: Die Preise der Positionen enthalten keine Steuer. Diese wird am Ende des Dokumentes dazugerechnet.

Brutto: Die Steuer ist in den Einzelpreisen bereits enthalten. Die Steuern werden am Ende des Dokumentes aufgeführt.

Zahlungen sind immer Teil des Brutto-Wertes und haben keinen Netto Betrag.

Bearbeiten

Um ein Dokument zu bearbeiten muss es zuerst mit der Taste oben rechts entsperrt werden
.Siehe Protokoll

Storno

Rechnungen können in der Info storniert werden. Siehe Rechnungen/Status

Rabatte

GrandTotal kennt zwei Arten von Rabatten.

Einerseits kann man auf einzelne Positionen einen Rabatt gewähren. Dieser wird auf direkt der Position in Abzug gebracht und kann mit dem Platzhalter <discount/> in der Tabelle ausgegeben werden.

Der globale Rabatt der unter den Positionen eingegeben wird, betrifft alle Positionen (auch die, die schon einen Rabatt aufweisen). Er wird nach dem Netto Betrag mit einer eigenen Layout-Zeile ausgewiesen.

Entwürfe

Alle Dokumente sind nach deren Erstellung ein Entwurf. Solange sie nicht gesendet wurden haben sie auch kein Sendedatum.

In der Vorschau werden bei Versanddatum und Fälligkeitsdatum rote Fragezeichen dargestellt. Diese werden beim Versand mit den effektiven Daten ersetzt.

Empfänger ändern

Um einen Empfänger zu wechseln, zieht man das Dokument auf den richtigen Kunden in der Kundenliste ganz links.

Das funktioniert nur mit Entwürfen. Gesendete Dokumente müssen zuerst entsperrt werden

Zusatzfelder

Zusatzfelder können bei drei verschiedenen Datentypen angelegt werden. Sie bestehen immer aus einen Namen, der für alle Datensätze der Selbe ist und einem Wert, der für jeden Datensatz individuell eingegeben werden kann.

Alle Felder können auch in Layouts eingefügt werden.

Kunden

Hier können Felder zum Beispiel für Fax-Nummern oder zusätzliche Bank Daten verwendet werden.

Dokumente

Für Leistungsort, Nutzungsrechte oder ähnliche auf das Dokument bezogene Informationen.

Positionen

Artikelnummern, Volumen oder Gewicht können damit hinzugefügt werden. Die Felder werden im Bereich Katalog angelegt.

Layouts

Briefpapier und PDF

Wenn vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird sollten Hintergrundelemente nicht ins Layout eingefügt werden.

Dazu wird das Briefpapier als PDF in Einstellungen/Mail als Hintergrund festgelegt. Dieses wird dann bei den als Mail versandten Dokumenten als Hintergrund eingefügt.

Formate

Zahlen- und Datumsformate werden in den Dokumenten immer im lokalen Format des Empfängers ausgegeben.

Also werden einem deutschen Kunden Dezimaltrenner als Komma, einem Schweizer als Punkt dargestellt. Europäer sehen ein DD.MM.YYYY Datumsformat - Amerikaner MM/DD/YYYY.

In Einstellungen/Erweitert gibt es Optionen für das Datumsformat

Protokoll

Wenn ein gesendetes Dokument entsperrt wird und somit wieder in den Entwurfszustand gebracht wird, werden die Änderungen protokolliert um gesetzlichen Bestimmungen (GoBD) Genüge zu tun. Das Protokoll kann im Menu GrandTotal eingesehen werden und wenn geöffnet über das Menu Ablage/Export gespeichert werden.

Tipps & Tricks

Zeiteinträge kopieren

Zeiteinträge in der Übersicht können kopiert werden und in der Positionsliste eines Rechnungsentwurfs eingefügt werden. (Die Liste muss Fokus haben bevor man ⌘V benutzt)

Text einfügen

Tab-separierter Text kann in die Positionsliste eingefügt werden. GrandTotal versucht die Stückzahlen und Preise richtig einzufügen.
Praktisch, um Positionen aus einer Tabellenkalkulation einzufügen.

Layout Platzhalter

Groß-/Kleinschreibung

Wenn man einem Platzhalter im Layout hinten _uc anfügt, wird der Text in Großbuchstaben ausgegeben. Mit _lc sind es Kleinbuchstaben.

Beispiele:
<document.subject_uc/>
<document.subject_lc/>

Andere Dokumente

Bei Andere Dokumente können die Daten der übergeordneten Rechnung mit folgenden Platzhaltern ausgegeben werden

<original.sent/>
<original.due/>

GrandTotal erweitern

Mail Scripts

Mail Programme werden mit AppleScript gesteuert. Diese Scripts können hier angepasst werden. Um die Original-Funktionalität wieder herzustellen, löscht man die Datei aus ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.

Arbeitszeit-Importer

Arbeitszeit-Importer sind Javascript basierende Plugins. Funktionierende Beispiele können in Übersicht/Get Plugins geladen werden.

Plugins

GrandTotal verfügt über ein Plugin-Interface basierend auf HTML und Javascript. API Referenz öffnen (Programmierkenntnisse erforderlich)
Plugins werden mit doppelklick installiert und liegen in ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Plugins/